Drucker und Multifunktionssysteme sind heute fest in die digitale Infrastruktur eines Unternehmens eingebunden. Sie verarbeiten vertrauliche Dokumente, speichern Daten, versenden Scans per E-Mail und kommunizieren mit verschiedenen Netzwerkdiensten. Trotzdem werden sie bei der Planung der IT-Sicherheit häufig weniger beachtet als Computer, Server oder Firewalls.

Dabei können unzureichend geschützte Drucksysteme zu einem ernst zu nehmenden Sicherheitsrisiko werden. Moderne Systeme von Canon setzen deshalb auf mehrere Schutzebenen, die das Gerät selbst, die verarbeiteten Dokumente und das Unternehmensnetzwerk absichern.

Schutz vor Manipulationen und unbefugten Veränderungen

Die Systemsicherheit beginnt bereits beim Einschalten des Gerätes. Während des Systemstarts wird überprüft, ob die Software unverändert und vertrauenswürdig ist. Werden Manipulationen erkannt, kann das System automatisch eine Wiederherstellung auslösen.

Zusätzliche Sicherheitsmechanismen überwachen die Integrität des Gerätes auch während des laufenden Betriebs. Dadurch sollen Schadsoftware und unbefugte Änderungen möglichst früh erkannt werden. Verschlüsselte Speicher reduzieren zudem das Risiko, dass sensible Informationen ausgelesen werden, wenn ein Speichermedium entfernt oder manipuliert wird.

Über eine SIEM-Integration lassen sich kompatible Drucker und Multifunktionssysteme außerdem in bestehende Sicherheits- und Überwachungslösungen des Unternehmens einbinden. Die IT-Abteilung erhält dadurch aktuelle Informationen über den Sicherheitsstatus der Geräte.

Vertrauliche Dokumente gehören nicht ins Ausgabefach

Ein häufig unterschätztes Risiko entsteht direkt im Büroalltag: Vertrauliche Unterlagen werden gedruckt, bleiben jedoch unbeaufsichtigt im Ausgabefach liegen. Rechnungen, Personalunterlagen oder interne Auswertungen können dadurch von Personen eingesehen werden, für die sie nicht bestimmt sind.

Mit sicherem Drucken wird ein Auftrag zunächst im System zurückgehalten. Die Ausgabe erfolgt erst, wenn sich der berechtigte Mitarbeiter direkt am Gerät authentifiziert. Je nach System und Konfiguration kann dies beispielsweise über persönliche Zugangsdaten, eine Karte oder weitere Anmeldeverfahren erfolgen.

Auch beim Scannen lassen sich Informationen besser schützen. Verschlüsselte PDF-Dateien erschweren den Zugriff auf den Inhalt, falls ein Dokument abgefangen oder versehentlich an einen falschen Empfänger gesendet wird. Digitale Signaturen können zusätzlich dabei helfen, die Herkunft und Authentizität eines Dokumentes nachvollziehbar zu bestätigen.

Zugriffsrechte gezielt verwalten

Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Zugriff auf sämtliche Funktionen eines Multifunktionssystems. Durch eine Benutzerauthentifizierung lassen sich Geräte und Funktionen gezielt freigeben. So kann beispielsweise festgelegt werden, wer Dokumente scannen, an externe E-Mail-Adressen senden oder bestimmte Druckfunktionen verwenden darf.

Die Anbindung an Microsoft Entra ID ermöglicht es, vorhandene Benutzeridentitäten und Zugriffsrechte auch für kompatible Drucksysteme zu nutzen. Dadurch müssen Unternehmen keine vollständig getrennte Benutzerverwaltung für ihre Geräte aufbauen.

Auch die Netzwerkverbindung muss geschützt sein

Da Drucker und Multifunktionssysteme mit dem Unternehmensnetzwerk verbunden sind, muss auch ihre Kommunikation abgesichert werden. Funktionen wie die IEEE-802.1X-Authentifizierung verhindern, dass sich beliebige Geräte allein mit einem allgemein bekannten Netzwerkkennwort verbinden können.

Für drahtlose Verbindungen steht mit WPA3 ein aktueller Sicherheitsstandard zur Verfügung. Der Dual Network Support kann zudem dabei helfen, unterschiedliche Netzwerkbereiche voneinander zu trennen und gezielt zu verwalten.

Druckersicherheit als Teil des gesamten Sicherheitskonzeptes

Ein moderner Drucker sollte nicht als isoliertes Bürogerät betrachtet werden. Er ist ein Bestandteil der IT-Infrastruktur und muss entsprechend geschützt, konfiguriert und regelmäßig überprüft werden. Dazu gehören passende Benutzerrechte, sichere Netzwerkverbindungen und der kontrollierte Umgang mit vertraulichen Dokumenten.

Die büroperfekt Chemnitz GmbH unterstützt Sie bei der Auswahl, Einrichtung und sicheren Integration moderner Druck- und Multifunktionssysteme. Gemeinsam betrachten wir das Gerät, die vorhandene IT-Infrastruktur und die damit verbundenen Dokumentenprozesse.

Seit dem 01. Januar 2025 ist der Empfang von E-Rechnungen für alle Unternehmen verpflichtend. Doch das ist erst der Anfang, denn in den kommenden Jahren wird die vollständige Umstellung auf strukturierte Rechnungsformate folgen. Für viele Unternehmen bedeutet das neue Anforderungen, neue Prozesse und oft auch Unsicherheit. E-Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD bestehen aus strukturierten Daten, die von Systemen automatisch verarbeitet werden können. Damit entfällt das manuelle Erfassen von Rechnungen. Gleichzeitig steigen jedoch die technischen Anforderungen, beispielsweise weil das PDF bei der XRechnung
keine rechtliche Relevanz mehr hat. Wichtig ist daher nicht nur der Empfang, sondern vor allem die korrekte optische Darstellung und Verarbeitung der Daten.

Der erste Schritt ist die Einrichtung einer Lösung, mit der E-Rechnungen sicher empfangen werden können häufig auch per E-Mail. Diese muss sich nahtlos in die bestehende IT- und Systemlandschaft integrieren lassen. Gleichzeitig sollten die Daten für Mitarbeitende verständlich dargestellt werden, damit ein reibungsloser Arbeitsablauf gewährleistet ist. Entscheidend ist jedoch, wie die Rechnungen weiterverarbeitet werden. Moderne Lösungen ermöglichen eine automatische Prüfung der Daten, eine direkte Übergabe an Buchhaltung oder ERP-Systeme sowie optimierte Freigabeprozesse.
Dadurch wird aus einer gesetzlichen Pflicht schnell ein echter Effizienzgewinn.

Ein weiterer zentraler Punkt ist die revisionssichere Archivierung.
Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, Rechnungen vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar aufzubewahren. Diese Pflicht ergibt sich unter anderem aus den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) sowie aus handels- und
steuerrechtlichen Vorgaben (§§ 238, 257 HGB und § 147 AO).

Wichtig:

Diese gesetzlichen Anforderungen gelten ausdrücklich auch für E-Mails, wenn darüber Rechnungen empfangen oder versendet
werden. Eine einfache Ablage im E-Mail-Postfach reicht nicht aus. Erforderlich ist eine revisionssichere E-Mail-Archivierung.

E-Rechnungen betreffen somit nicht nur die IT, sondern den gesamten Unternehmensprozess – vom Eingang über die Verarbeitung
bis hin zur Archivierung. Wer hier strukturiert vorgeht, kann Abläufe deutlich vereinfachen und gleichzeitig Zeit und Kosten sparen.
Die Umstellung mag zunächst komplex wirken, bietet jedoch große Chancen für mehr Effizienz und Transparenz im Unternehmen.
Wichtig ist, die richtigen Lösungen zu wählen und den Prozess ganzheitlich zu betrachten.
Die büroperfekt Chemnitz GmbH unterstützt Sie gerne dabei, den Übergang zur E-Rechnung sowie die gesetzeskonforme E-Mail-
Archivierung professionell umzusetzen und umfassend zu beraten.